Organisatie en interne communicatie

Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs! Wilt u uw medewerkers slim laten werken en reizen? Stel een goed communicatieplan op. Een (korte) campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige campagne, maar zorg ook voor een structurele aanpak. 

Communicatie: de tips en trucs!


Beperk u niet tot een eenmalige campagne, maar zorg ook voor een structurele aanpak. Denk daarbij na over vragen als:

Met wie communiceert u?

Niet iedereen heeft dezelfde aanpak en boodschap nodig. Stem daarom uw communicatie en boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses en (voor)oordelen over diverse mogelijkheden inzake slim reizen etc. U kunt bijvoorbeeld deze doelgroepen onderscheiden:

Management

Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team-) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren (bijvoorbeeld over nieuwe reiskostenregeling) en onduidelijkheden.

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit belangrijk? (bijvoorbeeld duurzaamheid, gezondheid werknemers of mogelijke besparingen). Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld. Vertel hoe u de interne communicatie gaat aanpakken.

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg
  • Persoonlijke gesprekken met managers (is meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken)
  • Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar

Top↑

Ondernemingsraad

Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de OR-leden te informeren over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun ‘achterban’. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het slim reizen beleid bij uw medewerkers terecht komen.

Boodschap

Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.

Hoe?

  • Presentatie in OR-overleg
  • Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen

Top↑

Manager P&O

De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk? (bijvoorbeeld duurzaamheid, goed werkgeverschap, gezondheid werknemers, mogelijke besparingen). Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)

Top↑

Medewerkers die al gebruik maken van slim reizen

Deze collega’s beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep ‘mogelijke nieuwe slimme reizigers’. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. Dit kan u bijvoorbeeld in het personeelsblad uitlichten, want u heeft onder het kopje ‘gedragsverandering’ kunnen lezen dat gedrag besmettelijk is.

Boodschap

Laat hen merken dat slim reizen bijdraagt aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun reisgewoonten. Vraag hen op te treden als ambassadeur. Benader hen bijvoorbeeld voor een interview, column of een rol in de campagne.

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met medewerkers
  • Maak gebruik van de campagnemateriaal

Nieuwe medewerkers

Deze mensen hebben nog geen ‘gewoontegedrag’ ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten.

Boodschap

Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers maakt gebruik van slim reizen naar het werk). Geef heel helder de mogelijkheden van slim reizen aan, bijvoorbeeld met een persoonlijk reisadvies.

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (o.a. personeelsadvertenties)
  • Introductiegesprek/programma
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle regelingen voor woon-werkverkeer
  • Persoonlijk reisadvies over woon-werkverkeer

Top↑

Medewerkers die nu met de auto reizen

Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reisgedrag beïnvloeden.

Boodschap

Veel automobilisten kennen de voordelen van slim reizen nog niet. Daardoor is het van groot belang te communiceren over de onderbelichte positieve punten. Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of bijvoorbeeld communiceer de ´sociale norm´ (“wist je dat .. % van je collega’s geregeld met de fiets komt of aan carpoolen doet?”). Gedrag is immers besmettelijk, zie kader over gedragsbeïnvloeding. Neem in de boodschap ook mee: de aanwezigheid van OV- en mobiliteitskaarten en vervoermiddelen (zoals poolauto’s) voor zakelijke ritten. Hiermee kunnen ze naar een zakelijke afspraak, dus ze hoeven ’s ochtends niet met de auto te komen.

Hoe?

  • Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie. Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. 
  • Maak gebruik van de campagnemateriaal

Top↑

Personeelsmagazine en intranet

  • Interviews met slim reizende collega’s in personeelsmagazine, op intranet etc. Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron.
  • Vaste rubriek of projectsite op intranet met de mogelijkheden, maatregelen, succesverhalen. (ontwikkeling aantal fietsers, kilometers en kostenvergelijking).
  • Plaats op uw intranet links van ‘slim reizen’ aanbieders.
  • Gebruik campagneposters ook in het personeelsblad en op het intranet.

Evenementen

  • Kick-off bijeenkomst: een bijeenkomst voor uw medewerkers om de ‘slim reizen’ campagne/ het nieuwe beleid te introduceren. 
  • Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag, de Week van de Vooruitgang of de Fiets naar je werk dag. Dit kan heel goed in combinatie met andere thema’s, zoals OV- of carpool stimulering. Met kraampjes van OV- en fietsaanbieders, informatie over regelingen, leuke activiteiten die met het thema te maken hebben, start van campagne e,tc.
  • Gezondheidsweek: bij fietsstimulering kunt u ook denken aan een speciale Gezondheidsweek in het bedrijfsrestaurant, bedrijfsfitness, gratis fit-test, fietstocht, wielerwedstrijd, check door een bedrijfsarts, etc.
  • Fietsevenement, zoals een fietsdag voor medewerkers en hun gezinnen. Nodig bijvoorbeeld Leontien van Moorsel uit of organiseer een spinningworkshop.

Ludieke acties

  • Placemats met een slim reizen thema in het bedrijfsrestaurant (aandacht gezondheid, fietsroutes, bus haltes en in de omgeving,  kostenvoordeel, succesverhaal, Rij2op5).
  • Hang campagneposters zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant en de parkeergarage.
  • Geef uw slim reizende medewerkers kans op een extra beloning (gadget, entreekaart evenement, …), door middel van een verloting. Elke week/maand wordt uit de slim reizende collega`s van die periode een winnaar getrokken.
  • Zet een interne ‘competitie’ op tussen afdelingen of teams en stel een groepsbeloning in het vooruitzicht als een target is gehaald (bijv. bepaald aantal fietsritten, aantal medewerkers dat de fiets gebruikt, aantal grammen CO2 die bespaart zijn). De economische prikkel (beloning) en de sociale prikkel (vanuit de groep) versterken elkaar. Zet uw interne communicatiemiddelen actief in om de tussenstanden en resultaten te communiceren.
  • U kunt ook individuele targets benoemen, en een beloning in het vooruitzicht stellen die ook voor het thuisfront aantrekkelijk is (zoals kaartjes naar een pretpark). De sociale prikkel kan dan vanuit de partner of de kinderen komen.
  • Geef slim reizende collega’s een doos bonbons. Op iedere bonbon kan bijvoorbeeld de tekst staan: 'Wanneer nam jij voor het laatst de trein?'. De medewerkers delen deze heel gericht uit, met als doel collega’s op een specifieke dag met het openbaar vervoer naar het werk te laten reizen. Deze methode is in diverse bedrijven zeer succesvol geweest.
  • Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken met medewerkers. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak mensen reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.

En denk ook aan:

  • Goede informatie over slimreizen in (online) personeelshandboek.
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt.
  • Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer.
  • Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies.
  • Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.
  • Duidelijke aanleiding: laat de actie voor fiets, OV- of carpoolstimulering bijvoorbeeld samenvallen met de invoering van parkeermaatregel of de start van een fit of slim reizen-campagne. Dat versterkt de motivatie van werknemers om de alternatieven uit te proberen aanzienlijk.
  • Staat duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen bij u centraal?

Top↑

Organisatie

Bepaal visie en beleid van de organisatie, de doelen!

Slimreizen is niet een punt dat binnen een organisatie zomaar uit de lucht kan komen vallen. Een heldere visie is vaak nodig om slim reizen op de juiste manier te onderbouwen om zo werknemers te overtuigen slim te gaan reizen. Daarnaast helpt een heldere visie u bij het maken van de juiste en consistente keuzes, het creëren van draagvlak en bij uw interne communicatie. Werkgevers met een visie die ook nog eens breed verankerd is in de organisatie, scoren nog beter.

  • Vitaliteit kan zo’n visie zijn. Werkgevers voor wie gezondheid een belangrijke rol speelt, bieden hun medewerkers bijvoorbeeld sportfaciliteiten aan en zorgen voor een gezond aanbod in het personeelsrestaurant. Het stimuleren van de fiets past hier bijvoorbeeld heel goed bij.
  • Voor andere werkgevers staat groen hoog in het vaandel. Zij kopen bewust duurzaam in en hebben hun werkprocessen duurzaam ingericht.
  • Optimale bereikbaarheid van de organisatie
  • Een brede aanpak van de parkeerproblematiek
  • Kostenefficiëntie

U kunt uw doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, bereikbaarheid en goed werkgeverschap uitstekend vertalen naar het reisgedrag van uw medewerkers; het stimuleren van slim reizen en het nieuwe werken past daar prima in.
Goede regelingen en voorzieningen vergroten de keuzevrijheid van uw medewerkers en dragen bij aan een betere balans tussen werk en privé. 

 

 

Maak één persoon verantwoordelijk

Binnen een organisatie is het verstandig als één persoon verantwoordelijk is voor alles rondom slim reizen. Binnen veel organisaties is dit een personeelsmanager; hij of zij is immers verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Deze persoon betrekt hierbij andere collega’s die belangrijk zijn voor de voortgang. Denk aan de facilitair manager (voor stalling en aanvullende voorzieningen) en de communicatieadviseur (voor interne communicatie, campagne). Bij kleinere bedrijven kan de directie of een door de directie aangewezen persoon de verantwoordelijkheid dragen rondom slim reizen.

Stel een actieplan en planning op

Maak een actieplan, een communicatieplan en een bijbehorende tijdsplanning. In het actieplan neemt u ondermeer de acties en maatregelen op die u op deze website onder het kopje slim reizen kunt vinden, bijvoorbeeld als het fietsen wilt bevorderen kunt u kijken onder het subkopje fietsen. Bekijk verder goed voor welke maatregelen besluitvorming nodig is en door wie. Neem in het plan ook op hoe u de stimulering van fietsen vervolgens gaat ‘borgen’ in de organisatie. Gaat u ook met andere mobiliteitsoplossingen aan de slag? Leg dan de verschillende actieplannen naast elkaar en stem ze op elkaar af. Zeker op het gebied van interne communicatie is dit erg belangrijk. De verschillende acties kunnen elkaar dan immers versterken.

 

 

Algemeen » Mobiliteit » Gedragsverandering, organisatie en » Organisatie en interne communicatie